W związku z wejściem w życie w dniu 23 sierpnia 2017 r. zmienionych Wytycznych kwalifikowalności wydatków:
a) dla wydatków stosuje się wersję Wytycznych obowiązującą w dniu poniesienia wydatku (bez względu na moment przeprowadzenia rozeznania rynku zgodnie z sekcją 6.5.1 Wytycznych), z zastrzeżeniem b) i c)
b) dla oceny prawidłowości umów zawartych w wyniku postępowania o udzielenie zamówienia wszczętego od dnia 23 sierpnia 2017 r. – stosuje się Wytyczne z dnia 19 lipca 2017 r.;
c) dla oceny prawidłowości umów o pracę zawartych w wyniku konkursu o pracę wszczętego od dnia 23 sierpnia 2017 r. – stosuje się Wytyczne z dnia 19 lipca 2017 r.
W związku ze zmianą definicji personelu projektu (osoby świadczące usługę na podstawie umowy cywilnoprawej nie stanowią już personelu projektu, lecz są wykonawcami usługi):
- osoba osobiście świadcząca usługę na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej wskutek postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wszczętego przed dniem 23 sierpnia 2017 r. – jest personelem projektu, w związku z czym warunki kwalifikowalności z podrozdziału 6.16 Koszty związane z zaangażowaniem personelu projektu określone w Wytycznych z dnia 19 września 2016 r. muszą zostać spełnione (w szczególności należy zwrócić uwagę na konieczność wypełniania Bazy personelu). Niedozwolona jest zmiana wniosku o dofinansowanie poprzez wprowadzenie zmiany statusu osoby pełniącej rolę personelu projektu na status wykonawcy w trakcie obowiązywania umowy cywilnoprawnej;
- osoba świadcząca usługę na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej wskutek postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wszczętego od dnia 23 sierpnia 2017 r. – jest wykonawcą usługi, w związku z czym do kosztów zawartej umowy warunki kwalifikowalności z podrozdziału 6.16 Koszty związane z zaangażowaniem personelu projektu nie mają zastosowania, bez względu na to czy zapisy wniosku o dofinansowanie projektu przewidują, że jest to personel projektu, czy nie.
W związku ze zmianą Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków dotyczących personelu projektu, planowana jest zmiana kryteriów merytorycznych wyboru projektów PO WER i sposobu oceny potencjału kadrowego wnioskodawcy. O zmianie instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie w systemie SOWA IP zostaną poinformowane odrębnym pismem.
Jak wynika z pkt 14 sekcji 6.5.1 zmienionych Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków (Wytyczne z dnia 19 lipca 2017 r.), w przypadku, gdy ze względu na specyfikę projektu wnioskodawca rozpoczyna realizację projektu na własne ryzyko przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, w celu upublicznienia zapytania ofertowego powinien upublicznić zapytanie ofertowe na stronie internetowej wskazanej przez instytucję ogłaszającą nabór wniosków o dofinansowanie, tj. stronie gwarantującej odpowiedni stopień upublicznienia informacji o zamówieniu (nie może być to strona własna beneficjenta), a od 1 stycznia 2018 r. – na stronie właściwej dla danego programu operacyjnego. Intencją przywołanego wyżej punktu Wytycznych jest ustanowienie nowych reguł w zakresie publikacji zapytań ofertowych w ramach zasady konkurencyjności przeprowadzanej przed podpisaniem umowy, które będą obowiązywały najpóźniej od 1 stycznia 2018 r.
Dlatego też, Instytucja Koordynująca Umowę Partnerstwa na lata 2014-2020 podjęła decyzję o rozbudowie narzędzia już funkcjonującego i przeznaczonego do publikacji zapytań ofertowych przez beneficjentów, czyli bazy konkurencyjności (https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/), aby mogła służyć również wnioskodawcom do publikacji ich zapytań ofertowych przed zawarciem umowy o dofinansowanie projektu. Tymczasem, do końca 2017 r. (bądź do udostępnienia nowej funkcjonalności bazy) stosowane mogą być przepisy dotychczasowe ujęte w Wytycznych z dnia 19 września 2016 r. Oznacza to, że dopuszczalne jest rozwiązanie polegające na publikacji zapytań ofertowych przez wnioskodawców wszczynających postępowanie według zasady konkurencyjności przed podpisaniem umowy o dofinansowanie na własnych stronach internetowych oraz przesłaniu zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców.