Kwalifikowalność wydatków
Realizując projekt musisz pamiętać, że nie każdy wydatek związany z projektem może zostać dofinansowany. Poszczególne programy i rodzaje dotacji mają przypisany katalog tzw. kosztów kwalifikowanych. Katalog jest zawarty w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (w szczególności Rozdział 8: Szczegółowe zasady kwalifikowalności wydatków dla Europejskiego Fundusz Społecznego) i należy się z nim zapoznać już na etapie pisania wniosku o dofinansowanie. Tylko wydatki z tego katalogu podlegają dofinansowaniu. Pozostałe koszty ponosisz ze środków własnych.
O kwalifikowalności wydatku decyduje nie tylko zgodność z katalogiem kosztów kwalifikowanych, lecz także ocena każdego wydatku zawartego we wniosku o dofinansowanie pod kątem:
- czy jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa unijnego i prawa krajowego,
- czy jest zgodny z Programem Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój i Szczegółowym Opisem Osi Priorytetowych PO WER,
- czy jest niezbędny do realizacji projektu, czy jest przejrzysty, racjonalny i efektywny.
Pozytywna ocena wniosku i przyznanie dofinansowania na realizację projektu nie oznacza, że wszystkie wydatki, które przedstawisz do refundacji, będą kwalifikować się do współfinansowania. W trakcie realizacji projektu dodatkowemu sprawdzeniu podlegają informacje:
- czy wydatek został rzeczywiście poniesiony,
- czy wydatek był przewidziany we wniosku stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie,
- czy wydatek był poniesiony zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa unijnego oraz prawa krajowego,
- zasadność poniesienia danego wydatku dla realizacji projektu, przejrzystość, racjonalność i efektywność poniesionego wydatku,
- sposób udokumentowania wydatków.
Dofinansowanie projektu oznacza, że realizując go korzystasz z pieniędzy publicznych. Ma to swoje konsekwencje związane z wyborem dostawców towarów i usług. Przyjmując dofinansowanie zobowiązujesz się ponosić wszystkie wydatki z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości, a także dołożyć wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów.
Co to w praktyce oznacza? Podmioty zobowiązane ustawowo do stosowania prawa zamówień publicznych, dokonują wyboru dostawców zgodnie z tymi przepisami. Jeżeli jednak jesteś prywatnym przedsiębiorcą albo reprezentujesz inny podmiot, który nie jest zobowiązany do stosowania na co dzień prawa zamówień publicznych, będziesz musiał wprowadzić pewne zmiany w sposobie dokonywania zakupów. Beneficjenci funduszy unijnych są zobowiązani do zamieszczania zapytań ofertowych w Bazie Konkurencyjności.
Zasady dokonywania zamówień w ramach projektów finansowanych z EFS obowiązujące beneficjentów nie zobowiązanych ustawowo do stosowania prawa zamówień publicznych są szczegółowo przedstawione w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków.
O płatność występujesz, gdy:
- wnioskujesz o przekazanie zaliczki na realizację projektu,
- wnioskujesz o refundację kosztów, które już poniosłeś,
- chcesz rozliczyć otrzymane zaliczki – wtedy musisz wykazać wydatki, które poniosłeś i opłaciłeś z otrzymanych wcześniej zaliczek,
- jesteś jednostką sektora finansów publicznych, a środki na projekt zostały zapisane w Twoim budżecie – rozliczenie wydatków.
Wraz z wnioskiem o płatność będziesz musiał składać do IP MEN:
- dokumenty związane z wyborem wykonawców do realizacji zamówień o wartości równej lub wyższej niż próg określony w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp,
- informację o wszystkich uczestnikach projektu.
Występując o zaliczkę, jej wysokość kalkulujesz na podstawie kosztów, jakie planujesz ponieść w okresie poprzedzającym złożenie kolejnego wniosku o płatność. Jednocześnie musisz wziąć pod uwagę dopuszczalne limity wysokości zaliczki określone w umowie o dofinansowanie.
Jeżeli wniosek służy rozliczeniu poniesionych już kosztów, w części finansowej przedstawiasz zestawienie wydatków, odnosząc je do szczegółowego budżetu z wniosku o dofinansowanie. Często wymagane jest również załączenie kopii dokumentów księgowych potwierdzających poniesienie tych wydatków.
Podczas realizacji projektu bardzo ważne jest, abyś zbierał związane z nim dokumenty księgowe.
Niezbędne są wszelkie dokumenty potwierdzające nabycie i instalację środków trwałych, budowę obiektów czy skorzystanie z usług przewidzianych w projekcie. Wymagane są przede wszystkim faktury i potwierdzenia przelewów, ale również protokoły przekazania towarów, odbioru zleconych prac czy wykonania usług. Jeżeli w ramach projektu zatrudniałeś pracowników, których wynagrodzenie było uwzględnione w kosztach bezpośrednich projektu, – musisz dysponować pełną dokumentacją potwierdzającą przeprowadzenie obiektywnego procesu rekrutacji, zawarcie umów oraz wywiązywanie się ze zobowiązań wobec zatrudnionych, ZUS i skarbu państwa.
Każdy dokument księgowy powinien być oznakowany w sposób przypisujący go jednoznacznie do konkretnego projektu – np. pieczątką zawierającą taką informację. Ma to zapobiec próbom wykorzystania tego samego dokumentu do uzyskania zwrotu kosztów w więcej niż jednym projekcie.
Wszystkie dokumenty dotyczące realizowanego projektu powinny być księgowane w sposób umożliwiający ich szybką, łatwą i jednoznaczną identyfikację. Tak zwana odrębna ewidencja księgowa może oznaczać wprowadzenie jednolitego oznakowania dofinansowanych pozycji, bądź ujmowanie ich na specjalnie w tym celu utworzonych kontach.
Wszystkie płatności w projekcie muszą się odbywać za pośrednictwem osobnego konta bankowego, wskazanego w umowie dotacji.